Spisywanie protokołów notarialnych to jedna z najważniejszych czynności prawnych określona przez art. 104 ustawy z dnia 14.02.1991 r. Prawo o notariacie. Z przepisów wynika, że protokół notarialny, posiadający formę aktu notarialnego, podlega spisaniu w ściśle określonych sytuacjach. Przygotowany protokół zawiera szczegółowy opis przebiegu spotkania, podejmowanych czynności i ustalonych decyzji.
Kiedy wymagane jest sporządzenie protokołu w formie aktu notarialnego?
Konieczność sporządzenia protokołu wynika z obowiązujących przepisów. W większości przypadków do spisania protokołu w formie aktu notarialnego dochodzi w takich sytuacjach jak m.in. zebrania/zgromadzenia walne wspólników/acjonariuszy spółek, spółdzielni, czy stowarzyszeń, a także w czasie przekazania papierów wartościowych, ważnych dokumentów lub pieniędzy. Protokół notarialny może być sporządzony, choć nie zawsze jest to wymóg prawny, podczas zebrań wspólnot mieszkaniowych. Jego zadaniem jest poinformowanie osób nieobecnych o przebiegu całego spotkania oraz podjętych ustaleniach. Należy zaznaczyć, że jeśli protokół dotyczy przekazania papierów wartościowych lub innych ważnych dokumentów, musi zostać w nim zawarta informacja odnośnie tego kiedy i komu zostały przekazane poszczególne rzeczy.
Co musi zawierać protokół notarialny? Wyjaśniamy
Protokół w formie aktu notarialnego może również dokumentować fakt stawiennictwa bądź niestawiennictwa jednej ze stron postępowania. Na żądanie klienta notariusz umieszcza w dokumencie informację wskazującą, że jedna ze stron nie podjęła określonych czynności prawnych. Sam w sobie protokół notarialny musi być sporządzony bardzo dokładnie, aby zawarte kwestie nie budziły najmniejszych wątpliwości. Poza nagłówkiem, datą i miejscem spotkania należy również podać dane osobowe uczestników. Co więcej, istotne jest przedstawienie harmonogramu spotkania, skrupulatne opisanie jego przebiegu, jak również w razie podjęcia – wyciągniętych wniosków. Koszt sporządzenia protokołu w formie aktu notarialnego uzależniony jest od charakteru czynności, której przebieg prezentuje.